ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen de los datos de nuestros aliados, clientes y proveedores, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las administrativas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la empresa ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable de la misma podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica, los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades en el ámbito educativo de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional de habeas data.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S.. y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. garantiza:
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizando y remitiéndose a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S.
El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., la supresión (Eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse.
La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular.
La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines de los tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal) y terceros participantes en procedimientos legales civiles, sus contadores, auditores, abogados y otros asesores o representantes, porque es necesario y apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
El presente manual rige a partir del primero (01) de agosto de 2020 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas de ESPACIOS ARMÓNICOS S.A.S.
Fin del documento.
